Outlook E-Mail "Workflow"

westi · 21 Juni 2016

Moin Leuts,

folgendes Problem: In unserem Unternehmen wird Outlook 2010 und Exchange Server eingesetzt.

Es sind Berechtigungen für E-Mail-Konten bei einigen Kollegen eingerichtet, so dass im Vertretungsfalle die E-Mails gelesen und beantwortet werden können.

Ich hätte gerne eine Lösung um eine Art kleines Workflow zu integrieren. Beispiel: Ich leite eine in das Postafach eines Kollegen eingegangene E-Mail während seines Urlaubs weiter, mit der Bitte sich um das entsprechende Projekt zu kümmern.

Kommt mein Kollege aus dem Urlaub zurück, kann er nicht auf den ersten Blick sehen, was ich mit der Email veranstaltet habe, oder was ich daraufhin veranlasst habe.

Gibt es eine Art Mini-Workflow, dass in Outlook integriert werden kann ? Meine Idee ist, dass der Kollege nach dem Urlaub sehen kann, was mit der Mail gemacht wurde (z.B. eine Noitz die durch Rechtsklick auf die Mail sichtbar wird, in der eingetragen ist, was bereits veranlasst wurde ?)

Über Ideen würde ich mich freuen !

Gruß

Jürgen

moronoxyd · 21 Juni 2016

- Kategorien verwenden (z.B. "beantwortet", "in Arbeit", "erledigt")
- Den ursprünglichen Kollegen bei jeder Antwort-Email etc. ins CC nehmen
- Betreff editieren für kurze Notizen

- Ticketsystem einführen

westi · 21 Juni 2016

Danke für die Tips. An Kategorien hatte ich auch schon gedacht, finde ich aber unschön, weil z.B. nicht sichtbar ist, wem ich die entsprechende Mail weitergeleitet habe. Den Kollegen in CC nehmen würde die Anzahl der Emails in seinem Postfach nochmal deutlich erhöhen....

Gruß
Jürgen

Phil2009 · 21 Juni 2016

Bei uns wird das mit einer sogenannten "Urlaubsliste" gehandhabt. Man trägt vor dem Urlaub seine Projekte ein und benennt einen Vertreter. Der übernimmt das Projekt dann, als wäre es sein eigenes (und legt die E-Mails bei sich ab) und gibt es nach Urlaubsende wieder dem ursprünglichen Kollegen zurück. Der aktuelle Stand wird dann jeweils in der Urlaubsliste nachgeführt und bei Bedarf in einer Übergabebesprechung nochmal durchgesprochen.
Meistens steht der ursprüngliche Kollege dann zwar auch noch in CC, die Mails muss er nach dem Urlaub dann aber nicht mehr lesen, sondern nur noch in den jeweiligen Projektordner einsortieren (der Vertreter hat ihm in der Besprechung ja gerade gesagt, dass er sich um alles gekümmert hat).
Dadurch ist es bei uns halt Standard, nach 14 Tagen Abwesenheit erst mal von 500-600 ungelesenen Mails begrüßt zu werden. Nicht schön, aber bisher ist keinem eine bessere Lösung eingefallen

caputo · 21 Juni 2016

Wenn es um Aufgaben oder Projekterledigung geht, ist Email idR eh nicht die richtige Lösung.

Email ist immer eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung zwischen zwei Postfächern, das ist relativ schlecht geeignet, um so etwas wie eine von außen für andere Teammitglieder einsehbare Kommunikations-Historie abzubilden - plus idealerweise eine Information, wer gerade was bis wann zu erledigen hat.

Meistens sind webbasierte Task- / Workflow-Tools wie z.b. 4tasks oder JIRA besser für so etwas geeignet.

Insofern: besser Aufgaben / Projekte in einem Tool abbilden und zugehörige Mails als Info in die Historie reinziehen - dann ist es meistens auch leichter einen Überblick auf die offenen Aufgaben zu haben, sie im Team anzuarbeiten oder eben Aufgaben zu übernehmen, wenn ein Kollege gerade ausfällt / Urlaub macht etc.

- - - Beitrag zusammengeführt - - -

westi schrieb:
Danke für die Tips. An Kategorien hatte ich auch schon gedacht, finde ich aber unschön, weil z.B. nicht sichtbar ist, wem ich die entsprechende Mail weitergeleitet habe. Den Kollegen in CC nehmen würde die Anzahl der Emails in seinem Postfach nochmal deutlich erhöhen....

Gruß
Jürgen

Das ist die Mutter aller Kommunikationssünden, es gibt wahrscheinlich nichts, was soviel Arbeitszeit vernichtet hat wie die "Kollegen auf CC"-Methode.

westi · 22 Juni 2016

caputo schrieb:
Wenn es um Aufgaben oder Projekterledigung geht, ist Email idR eh nicht die richtige Lösung.

Das ist die Mutter aller Kommunikationssünden, es gibt wahrscheinlich nichts, was soviel Arbeitszeit vernichtet hat wie die "Kollegen auf CC"-Methode.

Besser hätte man es nicht formulieren können !

Gruß
Jürgen